Serie documental (archivos)

En archivística, una serie documental es un conjunto de documentos -más específicamente, un conjunto de unidades documentales- generados por una institución que se generan periódicamente o repetidamente referidos a una misma actividad o temática y siguiendo un procedimiento normalizado. Más concretamente, una serie documental viene definida por una tipología general de documento (por ejemplo, actas), una función (por ejemplo, actas de junta rectora) y un productor (actas de junta rectora de la Facultad). Sin embargo, aunque referidas a una misma actividad o función, las series no deberían agruparse por tema o categoría excesivamente específica, por los problemas que genera dicha agrupación a largo plazo en la localización de documentos. Por ejemplo, una serie documental puede estar formada en un ayuntamiento por las quejas de los vecinos, pero no será correcto dividir las series documentales por tipos de quejas. En este sentido, y atendiendo a la heterogeneidad de los documentos que la integran, se distingue entre series documentales sinples y series documentales complejas. 

Por otra parte, las series documentales se van agrupando de forma jerárquica conformando el cuadro de clasificación y pueden ser abiertas, cuando se siguen generando unidades documentales que conforman la serie, o cerradas, cuando el productor ha dejado de emitir esos documentos. Finalmente, las series pueden dividirse a su vez en subseries documentales, en base a criterios administrativos de cualquier tipo, siempre que sean significativos de cara a la descripción. El nivel jerárquico superior en la clasificación documental es la sección, y por el encima de esta el fondo documental.

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