Ciclo de vida del documento

El ciclo de vida del documento o ciclo de vida documental es la secuencia ordenada de las diferentes etapas por las que pasa un documento desde su creación hasta su archivo definitivo.

La primera fase es la creación del documento, fase que no corresponde en principio al departamento de archivo, y que supone la generación del documento siempre en el marco de las actividades de la organización.

Respetando el principio de procedencia, en una segunda fase el documento, y considerando sus características propias, debe ser clasificado e indexado correctamente, definiendo y ejecutando los niveles de acceso para los diferentes departamentos y personas dentro de la organización. 

En la tercera fase, el documento es almacenado y archivado, primero en el denominado archivo de gestión, donde cumple su función original de consulta inmediata en asuntos que se están tramitando o desarrollando. 

Una vez que el documento ha cumplido su función en el archivo de gestión, el documento pasa a un archivo intermedio, para consultas y verificaciones menos frecuentes.

Finalmente se pasa a un archivo definitivo histórico, para su conservación y preservación indefinida, aunque por diferentes circunstancias puede ser considerada su expurgo y destrucción, como y fase final y colofón de su ciclo de vida.