Acta y libro de actas

El acta es el documento escrito que recoge los temas, discusiones, deliberaciones y decisiones de una reunión o asamblea formal de un órgano colegiado en una institución, detallando también el lugar y fecha de la reunión y los asistentes. El acta debe recoger de forma fehaciente y fidedigna lo discutido y decicido en la reunión, de forma que sirve como documento de prueba para futuras discusiones o impugnaciones. Su redacción, tras la conclusión de la reunión, corresponde al secretario o administrador  del órgano y debe ser firmada por este, el presidente del órgano y según el caso también por los asistentes. También debe ser aprobada generalmente por el mismo órgano en la siguiente reunión convocada al efecto.

Las actas se reúnen en un libro de actas, como recopilatorio fidedigno de todas las decisiones del órgano en cuestión. Existe la obligación legal de constituir actas y recopilarlas en un libro en el caso de órganos con personalidad jurídica, como son asociaciones legalmente constituidas, comunidades de propietarios, sociedades mercantiles, órganos colegiados administrativos de carácter público, etc. Los libros de actas de obligación legal deben ser legalizados por el registro o institución legal correspondiente.